こんにちはパソコンシェルジュ秋葉原店です。
エクセルやワードを使用していて直面するトラブルの中でよくあるものが、「データをうっかり上書き保存してしまった」「必要なデータの記載を削除してしまい、やり直そうと思ったが間違えて保存してしまった」といった、データ保存に関するトラブルです。
このようなトラブルに遭遇したとき、どうにかして上書き前のデータに復元したいと思うものですが、どのようにしたら良いのか分からない方も少なくないかと思います。そこで、このようなときに役立つエクセルやワードのファイルを復元する方法をいくつかご紹介します。
エクセルやワードファイルの復元方法
エクセルやワードファイルを上書き前のデータに復元するには、以下のような方法があります。
※ここではエクセル2010と2007を例に説明していきます。ワードでも同じ内容の操作が可能ですが、やり方が多少異なる場合があるため、ご注意ください。
バージョンの管理機能を使う
エクセルとワードに限らず、Microsoft社が提供しているOffice製品には複数のバージョンが存在していますが、最初に紹介する「バージョンの管理」を使った復元方法は、エクセル・ワード2010以降のバージョンでのみ利用できます。
エクセル・ワード2010では、間違えて編集してしまい、そのまま上書き保存してしまったときや、編集したのに保存しないでそのままファイルを閉じてしまったときなどに、上書き保存前のバージョンにデータを戻したり、保存せずに終了してしまったファイルを復元したりすることができる「バージョンの管理」という機能が新しく追加されました。
エクセル・ワード2010以降のバージョンを使用しているのであれば、この方法を使ってファイルを上書き前のデータに復元するやり方が一番簡単です。以下に方法を紹介します。
※画面はエクセル2010のものです。
1.エクセル2010で管理機能を使うには、事前に自動保存の設定を有効にしておく必要があります。 まずは[ファイル]タブのメニューの中から[ヘルプ]の[オプション]をクリックします。
2.エクセルのオプションウィンドウが開いたら、左のメニューの中から[保存]をクリックします。
ブックの保存に関する設定を行う画面が開くので、そこにある[次の間隔で自動回復データを保存する]と、[保存しないで終了する場合、最後に自動保存されたバージョンを残す]の2カ所にチェックが入っているかを確認してください。チェックが入っていない場合は、自動保存の設定が無効になっているので、チェックを入れて[OK]をクリックします。
自動保存設定を有効にすると、[次の間隔で自動回復データを保存する]で指定した時間の間隔で自動回復用のデータが作成されます。時間の間隔は、任意で設定を変更してください。
3.この状態で、ファイルに編集を加えてから指定した時間が経過すると、[ファイル]タブのメニューの中にある[情報]の[バージョン]に作成された自動回復用データが表示されます。
4.日時が記載されているため、戻したいバージョンのデータをクリックします。
5.そのバージョンのデータをエクセル上で開いて内容を確認し、問題なければ[元に戻す]をクリックします。
6.確認画面が出たら、[OK]をクリックしてください。
これで、元の状態のファイルを上書き保存することができます。
保存しないで終了してしまった場合は、表示されているバージョンのところに「（保存しないで終了）」という括弧書きのデータが表示されます。そのバージョンを選択すれば、保存しないで閉じてしまったときのファイルを開いて保存することも可能です。
バックアップファイルの作成機能を使う
エクセルとワードには、バージョンの管理の他にもファイルを上書き前の状態に戻せる機能があります。それが「バックアップファイルの作成」機能です。
バックアップファイルの作成機能を使うと、エクセルとワードのファイルを保存するときに、同時に上書き保存前のデータをバックアップファイルとして自動で作成してくれます。最初にこのバックアップファイルの作成を有効にしておけば、間違えて保存してしまったときに修復が可能です。
この機能は、エクセル・ワード2007や2003など少し古いバージョンでも使用可能となっています。使い方は以下の通りです。
※画面はエクセル2007のものです。
1.バックアップファイルを作成したいエクセルファイルで、左上のofficeボタンをクリックし、続けて[名前を付けて保存]をクリックします
Windowsの以前のバージョンに戻す機能を使う
エクセルやワードのファイルを上書き前の状態に戻すには、エクセル・ワードではなくWindows自体の機能を使う方法もあります。WindowsOSのバージョンにもよりますが、Windowsではファイルを誤って上書きしてしまったり、削除してしまったりしたときに復元するための「以前のバージョンの復元」という機能が使うことが可能です。
大変便利な機能ですが、この機能はシステムの保護が有効になっていないと使用できません。
システムの保護機能に関しては、[コントロールパネル]の[システムとセキュリティ]から [システム]の設定ウィンドウを開き、その左側にあるメニューから[システムの保護]をクリックして確認できます。
ここで、システムの保護に関する細かい設定をしてください。[保護設定]のところで保護の欄が無効になっているドライブでは、この機能は使えません。「以前のバージョンの復元」を行う可能性がある場合、事前に有効にしておく必要があります。
エクセルやワードのファイルを上書き前の状態に戻す方法はいくつかありますが、いずれの方法も適切な設定がされていないと機能しません。万が一に備えて、ファイルの作成や更新を行う前に事前に確認することを忘れないようにしましょう。
また、エクセルやワードの自動保存機能は決して完璧なものではありません。大切なデータは、自分でファイルの更新ごとにバックアップをとっておくなど、予防策を日ごろから実施しておくことが肝心です。
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